Till:
Delegationen för informationsförvaltning inom den offentliga förvaltningen (JUHTA),
c/o generalsekreterare Ville-Veikko Ahonen
Finansministeriets avdelning för utveckling av förvaltningen,
överdirektör Silja Hiironniemi
Helsingfors 3.11.2009
För kännedom:
• IT-direktör Antti Holmroos, Finansministeriet
• Statsrådets kansli, enheten för politikanalys och Statistikcentralen
• Direktören för svenska verksamheten vid Finlands Kommunförbund, Kristina Wikberg
Ärende: de offentliga IT-tjänsterna bör fungera likvärdigt på svenska
Svenska Finlands folkting (nedan Folktinget), är en lagstadgad (1331/2003) intressebevaknings-organisation för det svenska språket och den svenskspråkiga befolkningen i Finland. I sin verksamhet deltar Folktinget i lagberedningsarbetet och ger utlåtanden till olika myndigheter i frågor som har verkningar för den svenskspråkiga befolkningen. Folktinget blir också ofta kontaktat av enskilda medborgare och får in anmälningar om frågor, där medborgarna upplever att deras språkliga rättigheter inte har uppfyllts eller att myndigheternas språkliga service varit bristfällig.
I september i år blev Folktinget uppmärksammat på en brist inom statens IT-förvaltning som gäller avsaknaden av ett Open office -programpaket på svenska. Det som först verkade som ett mindre tekniskt problem, framstod vid närmare utredning som en viktig, principiell fråga som de facto ställer de svensk- och tvåspråkiga kommunerna, men också deras svenskspråkiga invånare och företag, i en sämre situation än de finskspråkiga motsvarande. Vi ger närmare information om ärendet nedan.
I samband med Folktingets utredning av Open office -ärendet, stötte vi på flera andra exempel på brister i den offentliga IT-servicen på svenska. I vissa fall saknas svenska versioner och servicehelheter helt (förutom Open office-programmet också den nyligen öppnade Findikator-tjänsten), och i andra fall verkar informationen till kommunerna om t.ex. aktuella IT-projekt, pilotprojekt och andra utvecklingsåtgärder enbart finnas på finska (t.ex. hela Kommun-IT-portalen och informationen om JHS-projekt). Detta försvårar de svensk- och tvåspråkiga kommunernas möjligheter att dels delta i utvecklings- och pilotprojekten, och dels deras möjlighet att ta i bruk de tekniska lösningar som erbjuds (ett finskspråkigt program kan inte utnyttjas av en kommun som verkar på svenska).
Exemplen ifråga är delar av väldigt omfattande offentliga utvecklingsprojekt som strävar till mera öppenhet i förvaltningen och ökad demokrati i form av att medborgarna får bättre påverkningskanaler. Projekten syftar också till att ge redskap åt kommunerna för en effektivare kommunikation med invånarna. Utvecklingsprojekten som sträcker sig över flera år (bl.a. SADe-programmet 2009-2014) och som det kommer att satsas hundratals miljoner euro på, har sin bakgrund i mål som statsrådet har uppställt för den offentliga informationsförvaltningen. Dels är det alltså här fråga om centrala, nationella mål, och dels är aktörerna statliga och kommunala myndigheter. Till sina målsättningar är den offentliga informationsförvaltningen (OffIT) mycket central också i förhållande till medborgarnas grundläggande språkliga rättigheter.
Folktinget betonar att det av dessa orsaker är viktigt att se till att resultatet av de offentliga IT-satsningarna, dvs IT-programmen och -tjänsterna, fungerar på landets båda nationalspråk. De bör därtill – i enlighet med grundlagen och språklagen – göra det i samma utsträckning som de finska tjänsterna, och också erbjudas samtidigt på båda språken. Språklagens (423/2003) bestämmelser om att myndigheternas service till allmänheten ska ske på båda språken samt om att staten ska kontakta kommunerna på deras språk, gäller naturligtvis också den kommunikation som sker elektroniskt.
Folktinget vill av denna anledning uppmärksamma JUHTA och Finansministeriets avdelning för utvecklandet av förvaltningen på vissa brister och problem angående tjänsternas funktionalitet på svenska som vi genom den tillgängliga informationen på nätet har stött på. Vi ber JUHTA och ministeriet gå igenom Folktingets exempel, och fundera på hur man i fortsättningen bättre kan tillgodose de svensk- och tvåspråkiga kommunernas – och därmed också de svenskspråkiga kommuninvånarnas – rätt att på lika villkor ta del av och använda de IT-system och -redskap som det offentliga erbjuder.
Några exempel på brister i eller avsaknad av svenska servicehelheter och -tjänster:
1. Ett Open office -programpaket (se ovan) har enligt ett pressmeddelande 6.10.2008 från Finansministeriet ”sammanställts av Finansministeriet och Finlands Kommunförbund och är avsett för alla statliga ämbetsverk och kommuner. Paketet möjliggör dokumentutbyte mellan medborgarna och myndigheterna så att medborgarna inte behöver använda avgiftsbelagda program. Syftet med Open office -paketet är att förbättra kommunernas och myndigheternas möjligheter att ta emot och behandla dokument i ODF-format (Open Document Format), och att på så sätt förbättra medborgarnas möjligheter att sköta ärenden med myndigheter så som förutsätts i lagen om elektronisk kommunikation.” Enligt pressmeddelandet ”används Open office -programmet bl.a. vid Justitieministeriet och dess förvaltningsområde, inom kommunerna används programmet bl.a. vid biblioteken och läroverken. Paketet innehåller ett finskspråkigt program, Justitieministeriets anvisningar och bakgrundsinformation om användningen av programmet, dokumentmodeller samt tilläggsdelar genom vilka man kan öppna och bearbeta sparade filer…”
Folktinget påpekar att hela paketet erbjuds endast på finska, och att det tydligen inte är fråga om översättningen som dröjer, eftersom paketet publicerades och erbjöds myndigheterna för över ett år sedan. Det är helt klart att t.ex. bibliotek och skolor som verkar på svenska inte kan utnyttja ett dylikt paket som finns enbart på finska. Användarna uppmanas dessutom ladda ner paketet från KommunIT -portalen som är enspråkigt finsk (se nedan). Kursiveringarna i texten ovan visar med önskvärd tydlighet att både de svensk- och tvåspråkiga kommunerna, men också deras svenskspråkiga invånare, försätts i en sämre ställning, eftersom de inte kan utnyttja paketet. Detta är oacceptabelt, och bör rättas till. Eftersom en svensk version av själva Open office -programmet faktiskt existerar (fastän man valt att inte marknadsföra det till de svenskspråkiga kommunerna), innebär det att Finansministeriet med det snaraste bör låta översätta de tilläggsfunktioner och -moduler man skapat för att man ska kunna använda paketet också på svenska. Detta borde ha gjorts redan från början, så att alla myndigheter kunde ta i bruk det samtidigt.
2. KommunIT -verksamheten styrs av JUHTA och lyder under Finansministeriets avdelning för utvecklandet av förvaltningen. På ministeriets svenskspråkiga hemsida för KommunIT beskrivs verksamheten enligt följande:
”Målet är att stödja en förbättring av produktiviteten inom kommunsektorns serviceproduktion, utvecklandet av kundorienterade serviceprocesser över organisationsgränserna samt planeringen och genomförandet av kommun- och servicestrukturreformen. Genom den nätverksbaserade KommunIT -verksamheten skapas lösningar för att utveckla serviceverksamheten, förutsättningar och möjligheter för lösningar, utveckling av informationsförvaltningsverksamheten samt driftskompatibilitet, rekommendationer och bästa praxis.”
Förutom korta allmänna beskrivningar på den svenska hemsidan (som dessutom verkar vara ouppdaterad) finns bara länkar till KuntaIT -portalen, som fungerar enbart på finska. Portalen på finska är en mycket omfattande helhet, där man ger information om kommunernas IT-projekt och -evenemang, om aktuella utvecklingsprojekt osv. På den finskspråkiga hemsidan finns också en länk till ”KuntaIT:n prosessipankki” som även den fungerar enbart på finska.
Det är en stor brist att innehållet i den övergripande KommunIT -verksamheten inte över huvudtaget tycks finnas på svenska. Folktingets fråga till JUHTA och ministeriet är därför:
på vilket sätt informeras de svensk- och tvåspråkiga kommunerna om KommunIT -projekten, och hur kan de delta i projekten och i utvecklingen av kommunernas IT-verksamhet på lika villkor? När kommer KommunIT -portalen att finnas på svenska?
3. JHS-rekommendationerna för informationsteknik inom den offentliga förvaltningen som JUHTA administrerar och godkänner är ett centralt styrinstrument. De flesta JHS-rekommendationer tycks finnas på svenska, vilket är viktigt (översättningarna tycks dock släpa efter en aning). Men på JHS-sidorna på nätet finns allt material under rubrikerna JHS-projekten och Aktuellt enbart på finska. Under ”Aktuellt” publiceras bl.a. information om olika diskussionsmöten om aktuella JHS-ärenden, liksom också ett stort antal begäran om respons (”palautepyyntö”) som ofta gäller utvecklandet av nya rekommendationer.
Folktinget betonar att ifall de svensk- och tvåspråkiga kommunerna inte får dessa meddelanden på svenska via andra kanaler, innebär det att de inte har möjlighet att delta i den viktiga JHS-verksamheten på samma villkor som de övriga kommunerna. Hur kommer JUHTA och ministeriet att se till att också de svensk- och tvåspråkiga kommunerna får all nödvändig information och blir delaktiga i JHS-processen?
4. Findikator-tjänsten
Enligt Hufvudstadsbladet 15.10.2009 invigde statsminister Vanhanen statsrådets och Statistikcentralens nya webbtjänst Findikator föregående dag. Enligt informationen på nätet är Findikator en nätbaserad indikatorsamling för samhällsutveckling som ”är avsedd för alla som i sitt arbete eller i sin verksamhet behöver aktuell, tillförlitlig information om samhällsutvecklingen: beslutsfattare, handläggare, experter, lärare, redaktörer, allmänheten. … Tjänsten finns i sin helhet endast på finska. Tjänstens förstasida och lista över indikatorerna finns även på svenska.” Om organisationerna sägs att förutom de två myndigheter som står bakom projektet, har även kontaktpersoner från ministerierna deltagit i arbetet. Följande myndigheter och experter står för informationen i tjänsten och har deltagit i utvecklandet av tjänstens faktainnehåll:
Arbets- och näringsministeriet, Finlands miljöcentral, Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv, Institutet för hälsa och välfärd, Justitieministeriet (1.1.2010 Riksfogdeämbetet), Meteorologiska institutet, Pensionsskyddscentralen, Planeringskommissionen för försvarsinformation, Skogsforskningsinstitutet METLA, Statistikcentralen, Thule institute, Tullen, Utrikesministeriet.
Folktinget frågar nu hur det är möjligt att ett projekt som leds av statsrådet och Statistikcentralen, och där flera ministerier och andra myndigheter har deltagit, erbjuds allmänheten bara på finska? Eftersom materialet härstammar från Statistikcentralens databas och från andra statliga myndigheter, borde det rimligen innebära att en stor del av basmaterialet existerar på svenska. Även om det inte till alla delar skulle gå att förverkliga webbtjänsten på svenska, är det inte förenligt med språklagen att endast konstatera att den inte finns på svenska. Folktinget uppmanar därför berörda ansvarsmyndigheter att utreda hur tjänsten kunde genomföras också på svenska. Eftersom JUHTA och Finansministeriet har ett övergripande ansvar för området, önskar Folktinget att ni tar upp frågan med berörda parter.
Till slut några allmänna synpunkter på SADe-programmets verkställighet:
I april 2009 tillsattes programmet för att påskynda elektronisk ärendehantering och demokrati (SADe-programmet). Målet är att främja elektronisk ärendehantering inom den offentliga förvaltningen så att den skulle omfatta alla centrala tjänster före 2013. Då statsrådet i mars 2009 tog ställning till projektets verkställighetsprinciper, slog man bl.a. fast att ”utvecklandet av den elektroniska servicen ska inkludera lösningar som stödjer serviceproduktion på båda nationalspråken”. Finanspolitiska ministerutskottet fastslog i juni i år att SADe-programmet ska inkludera stödtjänster för elektronisk ärendehantering: reformerandet av Suomi.fi och FöretagsFinland.fi -portalerna, medborgarnas ärendehanteringskonto, elektronisk fakturering, gemensamt tidsbeställningssystem för den offentliga förvaltningen, medborgarnas allmänna informationsservice och videokonferensförbindelser. Folktinget poängterar vikten av att alla dessa element fungerar även på svenska.
Statsrådets principbeslut ger en bra grund för detta, och i SADe-programmets verkställighetsplan för åren 2009-2014 (Finansministeriets PM 16.6.2009 på 18 sidor, som tyvärr tycks finnas enbart på finska) nämns att man kommer att utveckla en verksamhetsmodell för att inkludera språkaspekten, vilket är mycket positivt. Det är viktigt att Finansministeriet och JUHTA från början inkluderar tjänsterna på båda nationalspråken i planeringen och också ser till att de som ansvarar för den tekniska utvecklingen av tjänsterna får tillräcklig information om detta.
Folktinget vill härmed bidra med idéer till vilka allmänna principer som bör finnas med i verksamhetsmodellen för att de offentliga IT-projekten och -programmen ska kunna fungera likvärdigt också på svenska.
1. Språkaspekten, dvs. utvecklandet av IT-tjänster på båda nationalspråken, bör betonas starkt i styrningen av hela OffIT-helheten – annars riskerar den att glömmas bort. Speciellt viktigt är det att JUHTA och Finansministeriets avdelning för utvecklandet av förvaltningen redan i initialskedet betonar vikten av att projekten och lösningarna bör fungera också på svenska i sin styrning av de grupper och företag som i praktiken kommer att jobba med utvecklandet av de konkreta modellerna och tekniska lösningarna. En verksamhetsmodell för språkliga IT-tjänster som kan appliceras på alla delprojekt inom OffIT-helheten bör vara målet.
2. Vidare är det centralt att språkaspekten konkret tas med från början, dvs. inkluderas och tas i beaktande redan i planeringen och budgeteringen av projekten. En förutsättning för detta är att se till att det finns representanter för svensk- eller tvåspråkiga kommuner med i styrnings- och projektgrupperna. Det innebär också att man bör gå in för generiska tekniska lösningar, som utan stora ändringar möjliggör applikationer också på andra språk (observera att det förutom svenska i framtiden kan behövas versioner även på andra språk, t.ex. med tanke på större invandrargrupper). Det blir ofta väldigt dyrt, och är ibland rentav tekniskt omöjligt, att i efterskott tvingas skräddarsy språkliga versioner. Språkaspekten i budgeteringen bör inkludera dels de tekniska lösningarna, men också stödfunktioner, utbildningsmaterial och marknadsföring på svenska.
3. Språkaspekten är viktig också under utvecklingsskedet. För ett gott slutresultat som tar i beaktande också olika gruppers specialbehov, behövs pilot- och utvecklingsprojekt som inkluderar också enspråkigt svenska och tvåspråkiga kommuner (med svenska som majoritetsspråk). En snabb titt på vilka kommuner som hittills engagerats i olika försöksprojekt t.ex. inom KommunIT -projekten visar att så inte har varit fallet. En orsak kan tänkas vara att dessa kommuner helt enkelt inte har fått information om projekten, ifall de marknadsförs primärt via den enspråkigt finska KommunIT -portalen? Ifall projekten genomförs endast på finska, kan det också tänkas att de inte är attraktiva för de svensk- och tvåspråkiga kommunerna. Då pilotområdena utses, kan man från början planera in ett svenskspråkigt projekt, som delaktiggör de svenskspråkiga kommunerna, samtidigt som projektet den vägen kan få värdefull kunskap om språkliga aspekter som inte annars hade kommit fram.
4. I slutskedet av projektverksamheten, det som på finska kallas ”jalkauttaminen”, då produkten marknadsförs till kommunerna, då man tar i bruk stödformer för användarna, då man utbildar stödpersoner på fältet osv. är det viktigt att man också beaktar språket. Marknadsföring, utbildning och rådgivning behövs också på svenska, och det är viktigt att allt stödmaterial också finns på båda språken. Ett exempel inom SADe-programmet är den planerade Contact Centern för stöd och rådgivning (FöretagsFinland.fi), som då den tas i bruk bör kunna verka även på svenska.
5. Också i utvärderingen, uppföljningen och den fortsatta utvecklingen av de offentliga IT-tjänsterna är det viktigt att man frågar sig hur väl tjänsterna har fungerat på svenska, och vilka de eventuella utvecklingsbehoven är. I t.ex. användarenkäter bör man komma ihåg att fråga kommuner, företag och medborgare hur servicen har fungerat i språkligt hänseende, och man bör också informera eventuella utomstående utvärderare om att också samla in information om de språkliga tjänsterna (till exempel genom att vända sig till kommuner som arbetar på olika språk).
Folktinget hoppas att dessa exempel och idéer kan vara till nytta, och önskar att Finansministeriet och JUHTA kunde ge sin syn på de problem för IT-tjänster på svenska som Folktinget lyfter upp. Folktinget inväntar ert svar för att bl.a. kunna vidarebefordra det till den anmälare som uppmärksammade oss på avsaknaden av Open office -programpaketet.
Med vänliga samarbetshälsningar,
SVENSKA FINLANDS FOLKTING
Anna-Maja Henriksson, folktingsordförande, riksdagsledamot
Peggy Heikkinen, språkskyddssekreterare